Puntos clave
- La ley ucraniana considera cada máquina expendedora una caja registradora, así que necesita un RRO o PRRO dado de alta antes del primer cobro.
- Darte de alta como empresario individual (FOP) por la plataforma Diia es gratis y suele resolverse en 24 horas, con el código KVED 47.99 como actividad principal.
- Vender comida o bebida te convierte en operador del mercado alimentario: hay que registrar la ubicación ante Derzhprodspozhyvsluzhba, sin coste, y tener un sistema APPCC operativo.
- La certificación obligatoria del antiguo sistema UkrSEPRO desapareció el 1 de enero de 2018. Hoy la máquina viaja con una declaración de conformidad con los reglamentos técnicos.
- Una máquina en suelo municipal necesita un pasaporte de emplazamiento del ayuntamiento. Dentro de un local privado basta con el contrato y el permiso del propietario.
- El alcohol, la cerveza, el tabaco y los cigarrillos electrónicos no pueden venderse por máquina en Ucrania.
Las sanciones reducidas por incumplimientos de caja fiscal, aplicadas durante la ley marcial, caducaron el 31 de julio de 2025. Volvieron las estándar: el 100% del valor de la mercancía vendida por una máquina sin fiscalizar en la primera infracción y el 150% en cada siguiente.
Esta guía sigue el orden real de trabajo de un operador, del alta hasta el visto bueno sanitario. Las cifras están actualizadas a 2026, con el salario mínimo en 8.647 UAH y el mínimo vital en 3.328 UAH. Casi todos los umbrales del sector se calculan sobre esos dos valores. Para cifras de rentabilidad, consulta nuestro análisis del mercado ucraniano.
Paso 1: Date de alta como empresario individual
La mayoría de los operadores ucranianos trabajan como FOP. La sociedad limitada tiene sentido cuando aparecen inversores, plantilla contratada o clientes corporativos. Para una ruta de cinco a cincuenta máquinas, el FOP es más rápido y más barato de mantener.
Tres vías de alta:
- Online por Diia: la más rápida. El formulario lleva unos 15 minutos, el trámite es gratuito y el alta suele estar lista en 24 horas. Necesitas firma electrónica cualificada o Diia.Signature. Empieza por el servicio de alta de FOP.
- En un TsNAP (oficina de servicios administrativos): también gratuito, y un funcionario revisa los datos antes de enviarlos.
- Con notario o abogado: de pago, pero útil en casos atípicos. Por ejemplo, el alta en el domicilio real de una persona desplazada internamente.
Elige el régimen fiscal en esa misma solicitud. Si no presentas la solicitud del impuesto único, pasas por defecto al régimen general. Para una ruta de vending eso significa un 18% de IRPF más la tasa militar, en lugar de una cuota mensual fija.
Paso 2: Elige bien los códigos KVED
El código base del vending es 47.99, «Otro comercio minorista fuera de establecimientos», que cubre expresamente la venta por máquina. Sirve para snacks, bebidas envasadas, agua y producto no alimentario.
Una máquina que prepara la bebida se acerca más a la restauración que otra que entrega una botella cerrada. Los operadores de cafeteras suelen añadir 56.30 «Servicio de bebidas» junto al 47.99. Si la ruta también vende bollería o platos preparados, corresponde el 56.10. Registrar códigos extra no cuesta nada. Como los ingresos de un contribuyente del impuesto único deben corresponder a un código dado de alta, conviene ser generoso desde el principio.
Un cambio que hay que planificar: el clasificador DK 009:2010 se sustituye por NACE 2.1-UA, aprobado por la orden n.º 191 del Servicio Estatal de Estadística del 28 de octubre de 2025. Entra en vigor el 1 de enero de 2027, 2026 es el año de transición y desde 2028 solo valen los códigos nuevos. No habrá conversión automática. Cada FOP y cada sociedad tendrá que presentar solicitud ante el registrador o por Diia.
Paso 3: Elige el grupo del impuesto único que encaje
El grupo 1 no sirve para vending, porque se limita a la venta desde puestos en mercados y a servicios domésticos. Las opciones reales son el 2 y el 3, y la decisión suele depender de quién te paga.
| Grupo 2 | Grupo 3 | |
|---|---|---|
| Límite de ingresos 2026 | 834 salarios mínimos (7.211.598 UAH) | 1.167 salarios mínimos |
| Impuesto único | Hasta el 20% del salario mínimo: 1.729,40 UAH al mes | 5% de los ingresos, o 3% con alta en IVA |
| Tasa militar | 864,70 UAH al mes | 1% de los ingresos |
| Cotización ESV mínima | 1.902,34 UAH al mes | 1.902,34 UAH al mes |
| A quién puedes vender | Consumidores y contribuyentes del impuesto único | A cualquiera, incluidas empresas en régimen general |
| RRO / PRRO | Obligatorio | Obligatorio |
Los ayuntamientos pueden fijar tipos por debajo del techo legal, así que comprueba el tipo de tu domicilio fiscal antes de presupuestar 1.729,40 UAH.
La restricción de compradores del grupo 2 pilla a mucha gente. Una ruta de consumo normal no da problemas, porque los clientes son particulares. Una instalación corporativa en la que la empresa paga el café de su plantilla es un servicio a empresas. Si ese cliente está en régimen general, el grupo 2 no lo cubre. Quien construye una cartera de oficinas suele arrancar directamente en el grupo 3.
Paso 4: Fiscaliza todas las máquinas
La Ley n.º 265/95-VR clasifica las máquinas expendedoras como cajas registradoras electrónicas por derecho propio. Una máquina que vende sin una persona que controle el cobro entra de lleno en esa definición. La fiscalización es obligatoria sea cual sea el medio de pago: efectivo, tarjeta, fichas y QR son todos operaciones de cobro.
El alta sigue este orden:
- Comprueba que la máquina figura en el Registro Estatal de RRO, como máquina de venta o con registrador electrónico integrado. Verifica que su vida útil no haya expirado.
- Firma un contrato de servicio con un centro técnico acreditado (TSO) para mantenimiento y reparación.
- Presenta el formulario n.º 20-OPP para la ubicación donde operará la máquina, en un plazo de 10 días hábiles desde su apertura. Este es el paso que más se olvida.
- Da de alta el RRO o PRRO ante la Agencia Tributaria antes de la primera venta.
Todo cliente debe poder obtener un tique fiscal. Las máquinas sin impresora cumplen mostrando un código QR en pantalla o enviando el tique electrónico; ambos formatos están reconocidos. Emitir un único tique por la recaudación del día no vale.
La conectividad es la limitación práctica. Un PRRO instalado en la propia máquina funciona sin conexión con un lote de números reservados y sincroniza con Hacienda en cuanto vuelve la señal. Esto importa en sótanos, estaciones y zonas con suministro eléctrico inestable.
Paso 5: Consigue el permiso de emplazamiento
El papeleo depende de dónde se coloque la máquina.
En un local privado
Una máquina en una tienda, un gimnasio, un vestíbulo de oficinas o un centro comercial necesita el permiso del propietario y un contrato escrito de emplazamiento o arrendamiento. Deja fijado en el contrato:
- Plazo y renta: importe fijo mensual, porcentaje sobre ventas o una combinación.
- Acceso: cuándo puede tu técnico reponer y dar servicio a la máquina.
- Luz y agua: quién paga y cómo se mide el consumo.
- Responsabilidad y seguro: quién cubre daños, robo y vandalismo. Lo que suele incluir una póliza está explicado en nuestra guía sobre seguro de máquinas expendedoras.
- Retirada: preaviso y quién asume el coste de mover la máquina.
En suelo municipal
Una máquina en la calle, una plaza u otro espacio público cuenta como estructura temporal móvil. La norma aplicable es el Procedimiento de Colocación de Estructuras Temporales, aprobado por la Orden n.º 244 del Ministerio de Desarrollo Regional, de 21 de octubre de 2011. La definición de estructura temporal móvil menciona la máquina de venta de forma expresa.
Eso implica un pasaporte de emplazamiento (паспорт прив’язки) de la oficina municipal de urbanismo. Se elabora sobre base topográfica a escala 1:500 y se inscribe en el catastro urbanístico. Algunas ciudades añaden su propio régimen. Kiev, por ejemplo, trata la máquina de venta de bienes o servicios como categoría aparte con procedimiento propio.
Dos factores marcan el calendario:
- Las tasas y los plazos se fijan a nivel local, así que un pasaporte de tres semanas en una ciudad puede llevar tres meses en otra.
- Operar fuera de las condiciones del pasaporte da pie a su anulación, y las inspecciones municipales lo aplican.
¿Operas máquinas de alimentación en Ucrania?
La telemetría de Neuroshop mantiene caducidades, temperaturas y trazabilidad listas para cualquier inspección.
Paso 6: Regístrate como operador del mercado alimentario
La estación sanitaria y epidemiológica que citan las guías antiguas de vending ya no existe. El control alimentario corresponde a Derzhprodspozhyvsluzhba, el Servicio Estatal de Seguridad Alimentaria y Protección al Consumidor, y el marco es la Ley n.º 771/97-VR.
Si tus máquinas dispensan comida o bebida, eres operador del mercado y la ubicación es una «instalación» que hay que registrar:
- Coste: gratuito.
- Cuándo solicitarlo: al menos 10 días naturales antes de que la ubicación empiece a funcionar.
- Plazo de resolución: 15 días hábiles. Rige el silencio positivo, así que si no llega una denegación en ese plazo puedes operar.
- Cómo: solicitud al órgano territorial de Derzhprodspozhyvsluzhba, en papel o en formato electrónico. Los detalles están en la ficha del trámite de registro estatal de instalación.
Según el artículo 65 de la Ley n.º 2042-VIII, comercializar alimentos desde una instalación no registrada se sanciona con 11 salarios mínimos para el empresario individual y 20 para la persona jurídica. A valores de 2026 son 95.117 UAH y 172.940 UAH.
Procedimientos APPCC
El artículo 20 de la Ley n.º 771/97-VR y la Orden n.º 590 del Ministerio de Política Agraria, de 1 de octubre de 2012, obligan a los operadores a desarrollar y aplicar procedimientos permanentes basados en los principios APPCC. Una ruta de vending necesita un conjunto documentado que cubra:
- Homologación de proveedores y control de la mercancía entrante.
- Control de temperatura en máquinas refrigeradas y congeladas, con registro de lecturas.
- Calendarios de limpieza y desinfección de grupos de café, tolvas y superficies de contacto.
- Gestión de fechas de caducidad y rotación de producto en cada visita.
- Control de plagas e higiene del personal de servicio.
- Trazabilidad, para poder seguir un lote hasta el proveedor y retirarlo de todas las máquinas.
La telemetría convierte casi todo esto de una tarea de portapapeles en una exportación de datos. Las máquinas de Neuroshop registran temperatura, reposiciones y ventas por canal de forma automática, que es justo la evidencia que pide el inspector.
Información al consumidor
La Ley n.º 2639-VIII fija la información obligatoria sobre productos alimenticios, incluidos los alérgenos, y equipara los requisitos de la venta presencial y a distancia. Inducir a error sobre alérgenos se sanciona con 20 salarios mínimos para el empresario individual y 30 para la persona jurídica. En la práctica, las máquinas de producto envasado se apoyan en la etiqueta del fabricante, mientras que las que preparan bebidas necesitan ingredientes y alérgenos visibles en el propio equipo.
Paso 7: Declaración de conformidad de la máquina
El sistema estatal de certificación dejó de operar el 1 de enero de 2018. Según la Ley de Reglamentos Técnicos y Evaluación de la Conformidad, todo equipo introducido en el mercado ucraniano debe cumplir los reglamentos técnicos aplicables. La conformidad se acredita con una declaración respaldada por informes de ensayo.
Para una máquina expendedora, esto suele significar:
| Reglamento técnico | Qué cubre |
|---|---|
| Material eléctrico de baja tensión (Resolución del Consejo de Ministros n.º 1067) | Seguridad eléctrica del equipo |
| Compatibilidad electromagnética | Interferencias emitidas y toleradas |
| Seguridad de las máquinas | Partes móviles, resguardos, riesgos mecánicos |
| Materiales en contacto con alimentos | Tolvas, tubos, grupos de café, vasos |
La declaración es responsabilidad del fabricante o del importador, así que pídela en la compra y guárdala con la documentación del equipo. Como los reglamentos ucranianos son transposiciones de directivas europeas, un equipo ya admitido en un mercado de la UE suele cumplirlos. La misma lógica aparece en nuestra guía sobre el vending en Alemania, donde rigen las mismas directivas.
Las licencias son una vía distinta de la evaluación de conformidad. Nuestro repaso de las certificaciones necesarias recoge qué aplica en cada mercado.
Qué no se puede vender por máquina
El artículo 71 de la Ley n.º 3817-IX prohíbe vender por máquina cerveza (salvo la sin alcohol), bebidas alcohólicas y de baja graduación, tabaco, cigarrillos electrónicos, líquidos de recarga y dispositivos de tabaco calentado. Ninguna licencia levanta esa prohibición.
Incumplirlo es infracción administrativa del artículo 156 del Código de Infracciones Administrativas, con multas de 6.800 a 13.600 UAH. A eso se suman las sanciones económicas a la empresa del artículo 73 de la Ley n.º 3817-IX.
Otras dos categorías quedan fuera del vending:
- Medicamentos y productos sanitarios: su venta minorista está reservada a farmacias con licencia.
- Electrodomésticos técnicamente complejos con garantía: tienen reglas propias de tique y documentación de garantía.
Checklist antes de la primera venta
| Documento | Quién lo emite | Coste | Cuándo |
|---|---|---|---|
| Inscripción del FOP en el registro | Diia o registrador estatal | Gratis | Unas 24 horas online |
| Solicitud del impuesto único | Agencia Tributaria | Gratis | Junto con el alta |
| Formulario n.º 20-OPP de la ubicación | Agencia Tributaria | Gratis | 10 días hábiles desde la apertura |
| Alta del RRO o PRRO | Agencia Tributaria | Alta gratuita | Antes de la primera venta |
| Contrato con centro técnico (TSO) | Centro acreditado | Según contrato | Antes del alta del RRO |
| Registro estatal de la instalación | Derzhprodspozhyvsluzhba | Gratis | Solicitud 10 días naturales antes, resolución en 15 hábiles |
| Procedimientos APPCC | Documentación propia del operador | Coste interno | Antes de abrir la ubicación |
| Pasaporte de emplazamiento (solo suelo municipal) | Ayuntamiento | Lo fija el municipio | De semanas a meses |
| Declaración de conformidad | Fabricante o importador | Incluida en el suministro | Al comprar la máquina |
| Contrato de emplazamiento o alquiler | Propietario del local | Negociado | Antes de instalar |
Protección al consumidor: qué se aplica hoy
La norma vigente sigue siendo la Ley n.º 1023-XII. Exige información veraz y accesible sobre el producto. En vending, eso son precios legibles, tamaño de la porción, nombre del producto y un canal de contacto operativo para reclamaciones.
Las máquinas también entran en las Normas de Funcionamiento de la Red Minorista de Pequeño Formato, aprobadas por la orden n.º 369 de 8 de julio de 1996, que las clasifica como puntos de venta no permanentes. Esas normas prohíben vender alimentos donde no puedan mantenerse las condiciones de temperatura, y ahí está la base legal del registro térmico en máquinas refrigeradas.
Una nueva ley de consumo, la n.º 3153-IX, se aprobó en junio de 2023 y todavía no ha entrado en vigor. Lo hará un año después de su publicación, pero nunca antes del día en que termine la ley marcial. Sus normas sobre venta a distancia, derecho de desistimiento de 14 días y portal web del consumidor siguen pendientes. Quien esté montando pagos por app o por cuenta de usuario debería preverlas ya.
¿Planeas una ruta en varias ciudades?
Las máquinas de Neuroshop llegan con declaración de conformidad y hardware preparado para fiscalización.
Conclusiones
El cumplimiento en el vending ucraniano es una secuencia de registros, y el orden importa. La fiscalización y el registro de la instalación concentran el riesgo económico real, y ambos trámites son gratuitos. Lo caro es únicamente la sanción por saltárselos.
Las reglas cambian mucho de un país a otro, así que trata este checklist como algo específicamente ucraniano. Abrir un negocio de vending en otros mercados europeos sigue una secuencia de permisos distinta, aunque las directivas de seguridad de producto sean comunes.
Preguntas frecuentes
¿Necesito RRO si la máquina solo acepta tarjeta?
Sí. El pago con tarjeta es una operación de cobro según la Ley n.º 265/95-VR, así que la máquina sigue necesitando un RRO o PRRO dado de alta y debe emitir tique en papel o electrónico.
¿Qué código KVED cubre el vending en Ucrania?
El KVED 47.99 cubre el comercio minorista fuera de establecimientos, incluidas las máquinas. Las cafeteras suelen añadir el 56.30 de servicio de bebidas. Registrar códigos extra es gratis, así que añade todo lo que vayas a vender.
¿Sigue interviniendo la estación sanitaria y epidemiológica?
No. El servicio sanitario y epidemiológico se disolvió con la reforma de seguridad alimentaria. Ahora Derzhprodspozhyvsluzhba gestiona el registro de la ubicación y revisa los procedimientos APPCC y la trazabilidad durante las inspecciones.
¿Puedo vender cerveza o tabaco por máquina?
No. El artículo 71 de la Ley n.º 3817-IX prohíbe vender alcohol, cerveza, tabaco y cigarrillos electrónicos por máquina. Las multas del artículo 156 del Código de Infracciones Administrativas van de 6.800 a 13.600 UAH.
¿Hace falta declaración de seguridad contra incendios por máquina?
Normalmente no. La declaración del artículo 57 del Código de Protección Civil cubre los locales que ocupa una empresa y no alcanza a los equipos. Suele presentarla el propietario del inmueble, así que revisa el contrato.
¿Cuánto se tarda en poner una ruta en regla?
El alta como FOP lleva un día. El registro de la ubicación alimentaria exige solicitud con al menos diez días naturales de antelación. Los pasaportes de emplazamiento en suelo municipal son lo más lento y varían por ciudad.
